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IL SISTEMA AUTOMATIZZATO DI RILEVAMENTO DELLE PRESENZE TIMBRO

Il Sistema automatizzato di rilevazione delle presenze TIMBRO è un servizio attivato a partire dal 1997. e, alla fine del 2016 sono oltre 13.000 i dipendenti e 200 gli uffici dell'Amministrazione regionale, tra centrali e periferici di dimensione provinciale e sub-provinciale ad utilizzare .
Il Sistema è stato implementato dal Dipartimento Funzione Pubblica, con risorse interne e senza costi aggiuntivi per consentire a ciascun sito di rilevazione di gestire in autonomia, conformemente all'assetto ordinamentale di cui alla L.R. n.9 del 7/5/2015, le presenze dei propri dipendenti utilizzando procedure operative comuni, coerenti con le norme vigenti in materia di personale ed aggiornate costantemente, ma anche adattabili alle necessità specifiche ed i profili operativi di ciascun ufficio.
Ciascun sito opera autonomamente tramite un proprio responsabile e almeno due operatori.
l'interelazione tra il Sistema TIMBRO e la Banca dati del personale in servizio nell'Amministrazione regionale RESPERS, garantisce la sua uniformità, l'unitarietà delle informazioni sulla posizione Amministrativa dei dipendenti, evitando possibili accidentali duplicazioni o cancellazioni. Col sistema PRINTBADGE, integrato ai precedenti vengono stampati i tesserini della rilevazione delle presenze (c.d. badge) per tutto il personale in servizio presso i Siti di rilevazione e gli uffici con sistemi compatibili.
I codici giustificativi in uso sono comuni a tutto il personale in servizio presso uffici che utilizzano il sistema e e vengono gestiti centralmente per garantire l'uniformità di trattamento, del comportamento e della raccolta delle informazioni sulle assenze del personale.
Al fine di adeguare il Sistema TIMBROV2 alle nuove tecnologie volte a garantire una identificazione del dipendente più sicura, nel 2007 sono state rielaborate le caratteristiche tecniche del Sistema, introducendo l'utilizzo di badge dotati di caratteristiche innovative in tema di unicità e non duplicabili, coordinati con nuovi apparecchi rilevatori di presenza e con un nuovo programma di gestione dotato di nuove funzionalità.
Il nuovo Sistema TIMBROV7, è dotato di nuove funzionalità che, in aggiunta alla gestione diretta del personale in servizio da parte di ciascun ufficio secondo di regole e parametri comuni a tutta l'Amministrazione, consente a ciascun dipendente di visualizzare le proprie informazioni e di delegare l'esecuzione di talune funzionalità ad alcuni operatori.

Il sistema inoltre, nei dipartimenti che hanno centralizzato i database, è dotato del portale di Webtimbro che consente al personale regionale di consultare direttamente le presenze giornaliere e le altre informazioni contenute nel sistema (ferie, congedi, permessi etc.) accedendo con le proprie credenziali che si basano su una casella di posta elettronica istituzionale.
Nel corso dell'anno 2016 il sistema è stato adeguato a quanto previsto, in materia di personale, dalla Legge Finanziaria 9/2015 e sono stati inseriti dei limiti ai giustificativi che hanno un tetto massimo di fruibilità, oltre i quali non si può andare, al fine di garantire il rispetto della normativa.
Gli uffici che intendono adottare il Sistema automatizzato di rilevamento delle presenze TIMBRO dovranno provvedere, con risorse proprie all'acquisto e all'installazione dei rilevatori di presenza e mettere a disposizione un computer con apposite caratteristiche che sul quale installare il sistema.



TIMBRO V7

Il nuovo Sistema automatizzato di rilevazione delle presenze è un servizio attivato a partire dal 2007 dal Dipartimento del Personale con l'obiettivo di ammodernare e rinnovare il Sistema esistente negli uffici dell'Amministrazione Regionale, mantenendone l'uniformità, l'unicità, le modalità operative compatibili con quello attuale ed introducendo caratteristiche avanzate, tra le quali l'utilizzo di nuovi tesserini non duplicabili, nuove caratteristiche dei terminali di rilevazione della presenza e un nuovo programma di gestione dotato di funzionalità innovative.
I tesserini per il rilevamento delle presenze sono conformi alle norme ISO sulla radiofrequenza dotati di tecnologia a radiofrequenza, hanno aspetto identico ai precedenti e riportano quindi oltre alle generalità del dipendente corredate di foto anche il dipartimento, ma non il codice a barre; al loro interno è presente un chip RFID ove non è contenuta alcuna informazione riconducibile al dipendente, ma solo il numero di serie del tesserino; il chip RFID, normalmente inattivo, si attiva solo in prossimità (10 cm) del terminale di rilevazione, comunicando il proprio codice identificativo.
I terminali rilevatori di presenza sono lettori di badge a radiofrequenza capaci di leggere il numero identificativo interno che viene associato in fase di fabbricazione a ciascun badge che pertanto non è modificabile, registrando nel contempo la data, l'ora, il verso di transito e gli eventuali codici giustificativi
I Rilevatori di presenza sono collegati ad un personal computer centrale che svolge la funzione di snodo centrale del Sito, in quanto è collegato da una parte con i terminali di rilevazione e dall'altra agli altri personal computer; in alcune installazioni, le più piccole, svolge anche l'attività da archivio centrale (database server).
I Terminali di rilevazione comunicano con il personal computer centrale tramite collegamento di rete dedicato, tramite collegamento telefonico oppure tramite collegamento di rete senza fili (wi-fi).
- Nel primo caso, quindi, i Terminali dovranno essere dotati di una interfaccia di rete ethernet 10/100 BaseT e collegati tra di loro in serie e l'ultimo di questi dovrà essere collegato al personal computer centrale tramite un cavo dedicato. Se i terminali non sono collegati tra di loro in serie ma in parallelo allora bisognerà realizzare una piccola rete locale dedicata (separata dalla rete dell'Ufficio, se esistente) dotata di uno switch di collegamento tra i PC al quale siano collegati sia il personal computer centrale che i terminali di rilevazione.
- Nel secondo caso (collegamento telefonico) dovrà essere presente un modem analogico interno ad ogni terminale, uno presso il pc centrale e una presa telefonica (anche da centralino, ma sempre analogica) per ciascuno di essi. Quest'ultimo tipo di collegamento è quello consigliato qualora si debba collegare una sede centrale (ove vengono gestite le presenze) con più sedi periferiche ove sono i dipendenti prestano servizio, oppure nel caso in cui si voglia minimizzare le spese di impianto, utilizzando il modem ed il collegamento esistente.
- Nel terzo caso (collegamento di rete senza fili) sia i terminali di rilevazione che il pc centrale dovranno essere dotati di una interfaccia di rete wi-fi 54 b/g. In questo caso bisognerà dotare la rete di un piccolo access-point wi-fi al quale si colleghino sia il pc centrale che i terminali.
Per consentire l'acquisizione delle timbrature, la configurazione e il monitoraggio dei terminali di rilevazione, nel pc centrale deve essere installato un software di acquisizione delle timbrature, fornito con i terminali di rilevazione, che preferibilmente scarichi le timbrature direttamente sul database.
Qualora nell'Ufficio non sia presente alcuna rete per collegare tra di loro i computer bisognerà dotarsi di un apposito concentratore di rete (uno switch di collegamento tra i PC).

                                                                                 CONFIGURAZIONI CONSIGLIATE
Esclusivamente a scopo orientativo si riportano le tipologie di configurazioni- dei siti di rilevazione delle presenze in funzione del numero dei dipendenti gestiti:

 
Configurazione tipo 1: Uffici con oltre 80 dipendenti

- n. 1 persosonal computer centrale  collegato da una parte con i terminali di rilevazione delle presenze e con la rete locale dell'ufficio. Qualora l'ufficio gestisca anche i rilevatori di presenza di una sede secondaria (v. Configurazione tipo n. 4), il pc dovrà essere dotato di un modem collegato ad una linea telefonica che consenta di contattare i rilevatori della sede secondaria, tramite linea telefonica, per l'acquisizione delle timbrature e la gestione dei terminali remoti. Il computer dovrà essere installato con il software di acquisizione delle timbrature, fornito dal produttore dei terminali di rilevazione
-n. 1 database server
- se l'ufficio non è dotato di rete locale n. 1 switch di collegamento tra i PC e collegamenti ethernet (100BaseT Cat. 5) tra i PC, posati in canaletta ;
- n. 3 ( o più) terminali di rilevazione delle presenze a radiofrequenza con interfaccia ethernet, collegati tra di loro e con il pc centrale tramite cavi ethernet (100BaseT Cat. 5) e uno switch di collegamento tra i terminali, che costituiranno una piccola rete separata dalla rete locale dell'ufficio; se i lettori sono dotati di interfaccia wi-fi allora è necessario sostituire lo switch con un access-point;


Configurazione tipo 2: Uffici con 20 - 80 dipendenti

- n. 1 personal computer centrale collegato da una parte con i terminali di rilevazione delle presenze e con la rete locale dell'ufficio. Qualora l'ufficio gestisca anche i rilevatori di presenza di una sede secondaria (v. Configurazione tipo n. 4), il pc dovrà essere dotato di un modem collegato ad una linea telefonica che consenta di contattare i rilevatori della sede secondaria, tramite linea telefonica,  per l'acquisizione delle timbrature e la gestione dei terminali remoti. Il computer dovrà essere installato con il software di acquisizione delle timbrature, fornito dal produttore dei terminali di rilevazione
-n. 1 database server;
- se l'ufficio non è dotato di rete locale n. 1 switch di collegamento tra i PC e collegamenti ethernet (100BaseT Cat. 5) tra i PC, posati in canaletta ;
- n. 2 (o più) terminali di rilevazione delle presenze a radiofrequenza con interfaccia ethernet, collegati tra di loro e con il pc centrale tramite cavi ethernet (100BaseT Cat. 5) e uno switch di collegamento tra i terminali, che costituiranno una piccola rete separata dalla rete locale dell'ufficio; se i lettori sono dotati di interfaccia wi-fi allora è necessario sostituire lo switch con un access-point; Negli uffici in cui è presente un centralino telefonico, è possibile, in alternativa al collegamento ethernet, collegare il Pc centrale con i terminali di rilevazione tramite modem e rete telefonica; in questo caso ciascun lettore dovrà essere dotato di modem interno collegato ad una linea telefonica abilitata a ricevere.


Configurazione tipo 3: Uffici con 20 - 30 dipendenti circa

- n. 1 personal computer centrale, che faccia anche da database server, se non centralizzato nelle sedi principali,  collegato da una parte con i terminali di rilevazione delle presenze e con la rete locale dell'ufficio. Qualora l'ufficio gestisca anche i rilevatori di presenza di una sede secondaria (v. Configurazione tipo n. 4), il pc dovrà essere dotato di un modem collegato ad una linea telefonica che consenta di contattare i rilevatori della sede secondaria per l'acquisizione delle timbrature e la gestione dei terminali remoti. Il computer dovrà essere installato con il software di acquisizione delle timbrature, fornito dal produttore dei terminali di rilevazione
n. 1 o 2  terminali di rilevazione delle presenze a radiofrequenza con interfaccia ethernet, collegati tra di loro e con il pc centrale tramite cavi ethernet (100BaseT Cat. 5) e uno switch di collegamento tra i terminali, che costituiranno una piccola rete separata dalla rete locale dell'ufficio. Negli uffici in cui è presente un centralino telefonico, è possibile, in alternativa al collegamento ethernet, collegare il Pc centrale con i terminali di rilevazione tramite modem e rete telefonica; in questo caso ciascun lettore dovrà essere dotato di modem interno collegato ad una linea telefonica abilitata a ricevere.

Configurazione tipo 4: Sede secondaria non dotata di accesso alla rete, ovvero ufficii periferici   gestiti da sede centrale

- n. 1 - 2 terminali di rilevazione delle presenze a radiofrequenza con modem interno collegato ad una linea telefonica abilitata a ricevere.
 



TIMBRO V2

Il vecchio sistema automatizzato di rilevazione delle presenze che utilizza il software TIMBRO V2 è un servizio attivato a partire dal 1997 ed è oggi in funzione in circa 20 uffici dell'Amministrazione regionale, tra centrali e periferici di dimensione provinciale e sub-provinciale.
Il sistema, ormai obsoleto ed in corso di migrazione alla versione TIMBRO V7,  è costituito da rilevatori di presenza collegati ad uno o più computer nei quali viene eseguito il programma di gestione.
I rilevatori di presenza attualmente installati sono lettori di codice a barre di diverse marche tra cui Selesta, Kronotech e in parte Solari, posizionati in prossimità dell'ingresso dell'ufficio in numero minimo di due.
I Lettori comunicano con il personal computer tramite collegamento dedicato ( per mezzo di un concentratore di terminali) o tramite collegamento telefonico; in quest'ultimo caso sia il terminale di rilevazione che il computer sono dotati di modem collegato alla linea telefonica. Quest'ultimo tipo di collegamento è quello consigliato qualora si debba collegare una sede centrale (ove vengono gestite le presenze) con più sedi periferiche ove sono i dipendenti prestano servizio.
Il personal computer collegato ai Rilevatori, può essere collegato ad altri computer, tramite rete locale (occorre uno switch di collegamento tra i PC), qualora si intendano svolgere le operazioni di gestione delle presenze da più postazioni. In questo caso un computer, in genere quello collegato ai rilevatori, svolgerà il compito di archivio centrale (database server).
 



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