Il processo di modernizzazione cui è chiamata oggi la pubblica amministrazione, delineato in maniera sempre più incisiva e inderogabile dal legislatore, coinvolge in maniera significativa questo dipartimento.
Segnatamente alle competenze istituzionalmente attribuite, al fine di rafforzare il ruolo di "funzione pubblica", si intende, pertanto, avviare un graduale processo di dematerializzazione partendo, come step iniziale, dall'archiviazione ottica della documentazione relativa al personale, anche in funzione dell'aggiornamento e della reciprocità del dato rispetto alle banche dati RUD, RESPERS e Dati Sindacali.
All'interno di tale contesto si colloca la fruizione dei documenti su supporto digitale che innegabilmente risulta più immediata e veloce rispetto all'utilizzo dei documenti cartacei. La dematerializzazione e l'archiviazione ottica dei documenti rappresentano uno degli elementi principali del Codice dell'Amministrazione Digitale.
A tal proposito il ricorso al "Progetto Obiettivo" costituisce un valido strumento per la realizzazione delle predette attività che rappresentano il substrato per la completa dematerializzazione dell'intera gestione documentale che questo dipartimento intende perseguire.
Il progetto che si propone contiene forti elementi innovativi che agevolano percorsi di automazione dei procedimenti di competenza, semplificandone l'iter, in linea con le previsioni di cui all'articolo 93, lettere a) e c) del CCRL del comparto non dirigenziale, al fine ultimo di determinare incrementi di produttività.

La prima fase dell'iter di dematerializzazione è rappresentata dall'archiviazione ottica dei documenti contenuti nei fascicoli riguardanti il personale con qualifica dirigenziale del Dipartimento.

L'articolazione del progetto prevede l'individuazione di passaggi riconducibili, quale esito finale, alla creazione di un archivio digitale che consenta l'immediata fruizione dei dati da parte dei responsabili dei procedimenti di gestione del personale, con indubbi vantaggi di semplificazione e velocizzazione dei procedimenti con refluenze in termini di economicità quali risparmio di spazio occupato e prodotti di facile consumo come, ad esempio, carta, toner, catalogatori.

L'innovazione risulterà, infine, di ausilio in sede di attività di valutazione della dirigenza consentendo la facile verifica dei dati di interesse.

 Il progetto si svilupperà come di seguito dettagliato:

Individuazione dei fascicoli del personale dirigenziale.
Riorganizzazione dei documenti contenuti nei singoli fascicoli in funzione della digitalizzazione.
Verbalizzazione in contraddittorio, con chi lo detiene, del contenuto del fasiccolo.
Accettazione del fascicolo e distribuzione al personale addetto alla scansione.
Scansione.
Creazione di un singolo supporto ottico per ogni fascicolo trattato.
Verbalizzazione in contraddittorio del contenuto e restituzione del fascicolo.

I supporti ottici saranno trattati secondo la previsione normativa con particolare riguardo al Codice dell'Amministrazione Digitale ( CAD ) di cui al Decreto Legislativo n° 85/2005 ed archiviati analogamente agli omologhi fascicoli cartacei.
Il presente progetto sarà finanziato, nel limite massimo della quota FAMP di cui all'art. 88, c.5, lett.b.) del CC.RL del personale del comparto non dirigenziale.
Si prevede la partecipazione di n° 15 unità lavorative .
Le risorse strumentali utilizzate saranno pari a n. 10 scanner.
Inizialmente sarà nominato il responsabile del progetto che si relazionerà con n° 3 referenti, di cui n.1 per gli atti in possesso del Controllo di Gestione e n° 2 per i fascicoli detenuti presso il Servizio 20 "Gestione Giuridica ed Economica del Personale della Presidenza della Regione e dell' Assessorato regionale delle Autonomie Locali e della Funzione Pubblica" .
Il progetto avrà inizio in data 10/12/2013, si svolgerà nei giorni di martedì e giovedì dalle ore 14,30 alle ore 20,00 per un minimo di 3 ore giornaliere ed un massimo di 4 ore e per una durata complessiva di 3 mesi.
Ai sensi del c. 6, dell'art.93 del CCRL del comparto del personale non dirigenziale il raggiungimento degli obiettivi individuati nel presente progetto sarà certificato dal dirigente responsabile del Servizio 4 "Innovazione, modernizzazione e gestione integrata banche dati" che terrà anche conto del referto dell'Ufficio preposto al Controllo Interno di Gestione.

Infine, ai sensi dell'art. 93, comma 5 del CC.RL del personale del comparto non dirigenziale vigente resta inteso che l'avvio del presente progetto è subordinato all'approvazione in sede di contrattazione decentrata con le OO.SS..
Per quanto prima illustrato, non appare superfluo rilevare come l'avvio del percorso di archiviazione ottica dei documenti costituisce un segmento importante del processo di modernizzazione della pubblica amministrazione.

Le organizzazioni sindacali hanno approvato il progetto che ha avuto inizio in data 17/12/2013, si è sviluppato nello spazio temporale di 3 mesi e si è concluso regolarmente nel rispetto della tempistica prevista in data 27/03/2014.
Per il suo svolgimento sono stati creati n. 3 gruppi di lavoro, coordinati da un funzionario, agli stessi sono stati assegnati compiti specifici:

- Gruppo A avente il compito di digitalizzare la documentazione relativa alla contrattualizzazione dei dirigenti;
- Gruppo B avente il compito di effettuare l'analisi dei fascicoli, il riordino dei documenti, la preparazione degli stessi per la successiva scansione, la consegna dei sottofascicoli da digitalizzare, la riacquisizione dei sottofascicoli, la ricomposizione degli stessi e la verbalizzazione di tutte le predette fasi sia in entrata che in uscita;
- Gruppo C con il compito di scansire i documenti.
Preliminarmente si è proceduto alla disamina del contenuto dei sottofascicoli al fine di valutare e selezionare quanto digitalizzare.
Ogni singolo fascicolo è composto dai seguenti sottofascicoli:
1. Stato matricolare
2. Posizione giuridica ed economica
3. Provvedimenti e riscatti
4. Carico di famiglia
5. Congedi straordinari e aspettative
6. Congedi ordinari
7. Cessioni e prestiti
8. Assegnazioni e trasferimenti
9. Riservato
10. Varie
Conclusa la fase di analisi si è ritenuto di digitalizzare i fascicoli 1,2,3,5,8 e10 in quanto risultati di più frequente consultazione.
Si è, quindi, proceduto ad un'analisi e alla codifica dei singoli file al fine di renderli facilmente rintracciabili all'interno dei singoli fascicoli elettronici.
Si è convenuto di nominare i file inserendo prima la data, in maniera tale che lo strumento informatico garantisca l'ordine cronologico, con giorno, mese ed anno separati da un underscore (trattino basso), seguita dalla natura del documento (ad es. D.A., D.D.G. etc) e dagli estremi del documento stesso (numero di repertorio o di protocollo) .
Si è in seguito creata sul file server di dominio una cartella all'interno della quale sono state create apposite sottocartelle intestate ciascuna ai singoli dirigenti in servizio presso il Dipartimento. In ciascuna di queste sono state create, in forma annidata, le seguenti ulteriori sottocartelle che rappresentano la versione digitale del fascicolo personale di ciascun dirigente:
1. Stato matricolare
· attestazioni e corsi
· attestati di lodevole servizio
· titoli di studio
· stato matricolare
· documenti per assunzione
· verbale giuramento
· provvedimenti emessi da altre amministrazioni
2. Posizione giuridica ed economica
· incarichi e contratti
· schede di valutazione
3. Provvedimenti e riscatti
4. Carico di famiglia
5. Congedi straordinari e aspettative
6. Congedi ordinari
7. Cessioni e prestiti
8. Assegnazioni e trasferimenti
9. Riservato
10 Varie

Alla chiusura del progetto è stato lavorato e quindi digitalizzato il 100% dei fascicoli.